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Em Marketing para profissionais (veja mais 96 artigos nesta área)

por Arqª Daniela Corcuera

Organização do Tempo: Como dar conta do recado?



A organização do tempo é muito mais complexa em pequenas empresas ou escritórios nas quais o proprietário exerce várias funções, inclusive a de tocar o core business da empresa. Sem dúvida, não é uma tarefa fácil.

A administração do tempo fica mais complexa ainda quando se fala em escritório de pequeno porte, no qual o arquiteto titular tem muitas vezes que atender ao cliente, fiscalizar a obra, administrar as finanças, dar instruções a faxineira e receber correspondência, dentre tantas outras inúmeras tarefas.



O que acontece é que, neste caso, são tantas as interrupções que o rendimento e a produtividade caem drasticamente, fazendo com que a produção seja menor e requeira mais tempo. Ou seja, não se trata da quantidade de horas que trabalhamos, e sim da qualidade delas.

Para enfrentar o problema, sugiro um pequeno roteiro de planejamento:

Defina quantas horas semanais você tem disponíveis para o seu trabalho. Quarenta horas é um parâmetro médio, mas, em função do momento de vida de cada um é possível que você dedique mais ou menos horas, afinal você é um profissional liberal.

Divida estas horas entre Produção e AMA (Administração + Marketing + Atualização), sendo 75% para o primeiro e 25% para o segundo. A não ser que haja no escritório uma pessoa ou sócio para fazer especificamente as atividades de Administração e Marketing.

Faça uma lista das atividades a serem desenvolvidas em cada grupo AMA e Produção, assinalando aquelas que são prioritárias.

Utilize uma agenda para distribuir as atividades de Produção e AMA, mantendo a proporção acima. É comum utilizarmos a agenda somente para marcarmos os compromissos. A idéia aqui é que ela funcione também como um cronograma de trabalho diário, com escala de horas. É importante ser realista e deixar folgas entre uma atividade e outra, pois elas sempre são preenchidas.

Reserve sempre um momento do dia para resolver coisas pequenas, como telefonemas e limpar a caixa de e-mails.

Muito bem, agora é momento de ir para a Ação e ter Disciplina para cumprir o que foi planejado, o mais fielmente possível. Já sabemos que algumas coisas irão sofrer ajustes, mas tente seguir seu planejamento o máximo que conseguir.

Para manter-se dentro do planejamento siga mais estas dicas:

1) Ao chegar no escritório, comece revendo as tarefas do dia e a programação da agenda.

2) Identifique as atividades que são prioritárias, e tenha como metas a cumpri-las.

3) Se for necessário fazer algum ajuste de programação faça-o: é melhor encarar a questão do que ignorá-la.

4) Sem mais delongas, comece a trabalhar concentradamente, desenvolvendo suas atividades.

5) Ao surgirem novas “urgências” (dúvidas do estagiário, telefonemas, etc), diga que está ocupado no momento, e se será possível retomar o assunto mais tarde. Não aceite facilmente estas tentações de interrupção, pois elas irão desviar sua atenção das prioridades, fazendo com que perca a produtividade.

6) Quando surgir um novo trabalho para desenvolver (um novo projeto, consultoria, obra, etc), avalie a sua agenda e não se precipite em marcar as entregas, ocupando todos os espaços vazios, no curto prazo. Sempre surgem novos trabalhos e quanto mais espaçados estiverem, uma melhor visão você terá de médio e de longo prazo.

7) Ao final do dia, avalie como foi o seu desempenho e replaneje o dia seguinte. Podem ser necessários alguns ajustes.

Seguindo estas dicas, esperamos que você chegue ao fim do dia satisfeito e feliz por ter tido um dia produtivo!!




Arq. MSc. LEED AP. Daniela Corcuera - Arquiteta e mestre em Arquitetura Sustentável pela FAU-USP. É consultora, atuando na área de materiais de construção e projetos. É LEED Accredited Professional, pelo USGBC (United States Green Building Council) e formada pela Fundação Vanzolini para auditoria AQUA, ambos sistemas de certificação de empreendimentos sustentáveis. Atua como consultora do Instituto Falcão Bauer de Qualidade, no grupo do Selo Ecológico para certificação de materiais. É membro do comitê de materiais do GBC Brasil para a tropicalização do LEED, membro do CBCS (Comitê Brasileiro de Construção Sustentável) e membro benemérito da ANAB Brasil (Associação Nacional de Arquitetura Bioecológica).



Fonte:www.aea.com.br




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