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Em Marketing para profissionais (veja mais 96 artigos nesta área)

por Nino Ricardo de Menezes Meireles

Como potencializar uma reunião



Em muitos momentos o gestor terá que fazer reuniões. Apesar de ser uma ferramenta importante, a reunião é vista de forma negativa por muitos colaboradores.



Este artigo visa ressaltar os principais pontos capazes de tornar uma reunião eficaz.

Existem situações que justificam a convocação de uma reunião: buscar informações do grupo; desejar que a equipe participe de uma decisão; desejar compartilhar informações e esclarecer a responsabilidade por um problema. Ao mesmo tempo, não se deve realizar uma reunião quando: o assunto é uma questão de recursos humanos que será mais bem tratada individualmente, não existir tempo suficiente para preparação e o assunto já foi decidido.

Preparação

O gestor deve iniciar os preparativos identificando a finalidade da reunião. Os objetivos específicos determinarão quem será convocado e como será a condução. Deverão ser envolvidas as pessoas que: têm poder de decidir as questões envolvidas; podem prover contribuições relevantes e estão comprometidas ou têm um interesse ou um papel nas questões.

A reunião deverá ser precedida de um planejamento. Os pontos que devem ser levantados são: finalidade; resultados e objetivos almejados; data, horário e local; papéis a serem desempenhados pelos participantes; duração e material de suporte.

A duração dependerá da finalidade e da agenda. Em geral, deve durar entre trinta minutos e duas horas. Normalmente, quanto mais breve, melhor. Uma pessoa pode desempenhar diversos papéis em uma reunião. Os papéis essenciais são: líder, facilitador, relator, colaborador e especialista.

O líder pode ou não dirigir a reunião, mas esclarece sua finalidade, objetivos e obstáculos. É o responsável pelo acompanhamento.

O facilitador guia o grupo através das fases de discussão, resolução de problemas e tomada de decisões. Pode ser responsável pela logística. Já ao relator cabe captar os pontos-chave, idéias e decisões resultantes da reunião.

Os dois últimos papeis, são: colaborador e especialista. O primeiro participa ativamente oferecendo idéias e ajudando a manter o curso da discussão. O segundo contribui com o seu conhecimento em assuntos específicos.

Condução

Algumas diretrizes potencializam a condução: fazer uma breve introdução para certificar-se de que o grupo está ciente da agenda, objetivos e resultados a serem alcançados; estabelecer os comportamentos e princípios aceitos pelo grupo; começar e encerrar no horário; anuência sobre como as decisões serão tomadas; limitar o tempo para resolução de cada problema ou para tomar uma decisão; identificar quem será responsável pela decisão final de cada item; acordar como os conflitos serão tratados e acordar como será feito o acompanhamento.

Mesmo que o gestor tenha seguido as diretrizes para conduzir uma reunião eficaz, é inevitável que surjam problemas. Em pontos críticos, os grupos ficam emperrados ou confusos, emudecem ou não conseguem discutir o problema de forma direta. E é ainda possível que, algumas vezes, surjam conflitos abertos.

Encerramento

Saber quando e como encerrar uma reunião poderá ajudar o gestor a executar o plano de ação proposto. Os sinais que demonstram quando deve ser encerrada a reunião são: todos os objetivos foram alcançados; quando não há mais progresso no sentido de alcançá-los e quando o tempo estiver esgotado.

Os passos para encerrar a reunião são: repetir ou fazer um resumo do que foi alcançado e explicar que tais itens serão comunicados às partes interessadas; esclarecer o que acontecerá em seguida e reforçar a importância do plano de comunicação; se for apropriado, programar outra reunião; solicitar ao grupo ajuda no sentido de avaliar a reunião e obter idéias do que pode ser feito melhor em um próximo encontro e agradecer a participação de todos.

Em geral, o passo mais ignorado na condução de reuniões é assegurar que as ações serão efetivadas após o encerramento. Isso é especialmente preocupante no caso das partes interessadas que não compareceram à reunião. Reuniões encerradas sem um plano de ação e comunicação não sobrevivem à sala de reuniões.

Existem diversos comportamentos dos participantes que necessitam de procedimentos previamente definidos para trata-los: atrasos; participantes saindo antes do horário estabelecido; participante repetindo constantemente um ponto; participante ridicularizando e apontando defeitos nos outros; participante fazendo outras coisas; conversas; participante dominando a conversa; participante atacando colegas; participante terminando a fala do outro; participante que sabe tudo e interrupções.

Caso os leitores tenham interesse em aprofundar sugerimos a leitura do livro Manual do Gestor da Segurança Corporativa, disponível no site do Jornal da Segurança.



Nino Ricardo de Menezes Meireles, Professor e Coordenador do curso MBA em Gestão Estratégica da Segurança Corporativa na FACIBA Bahia


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